Begäran om utbetalning: filen till Skatteverket

Vad Closepact gör

1. 1

   Arbetstyp på fakturan

   En ROT- eller RUT-faktura bär Skatteverkets arbetstyp — Bygg, El, VVS, Städning, Trädgårdsarbete och de andra — för hela fakturan och, där den skiljer sig, per rad. Arbetsrader är avdragsgilla; material redovisas under den arbetstyp det köptes för; resor och avgifter är övriga kostnader.

2. 2

   Vet när en faktura kan begäras

   En faktura är klar när kunden har betalat hela sin del elektroniskt, köparens personnummer finns och köparen fyller 18 senast det år de betalade, ROT-fakturan anger bostaden, varje avdragsgill rad har arbetstyp och de faktiskt arbetade timmarna är kända, och fakturan varken är begärd förut eller krediterad. Det som saknas listas per faktura.

3. 3

   Bygger filen

   En fil per avdragstyp och betalningsår, högst 100 köpare per fil, i Skatteverkets format (version 6). Filen kontrolleras mot Skatteverkets schema innan något sparas, och sparas sedan byte för byte med sin SHA-256. Belopp är hela kronor, avrundade så att Skatteverkets egna kontroller håller. Varje nedladdning loggas, eftersom filen innehåller köparnas personnummer.

4. 4

   Registrerar beslutet

   Per köpare: godkänd, delvis godkänd med beloppet, eller avslagen med skälet. Skriv in det, eller läs in beslutsfilen som e-tjänsten exporterar — Closepact visar först vad den skulle registrera.

5. 5

   Bokför det

   Beslutet följer med nästa SIE4-export som en egen verifikation, och ett avslaget belopp blir kundens att betala igen och syns som utestående på fakturan.

Vad ni gör i Skatteverkets e-tjänst

Ett aktiebolag, eller den som begär för någon annans räkning, måste först vara registrerat som ombud för Rot och rut i e-tjänsten Ombud och behörigheter. Företaget ska vara godkänt för F-skatt och ha ett utbetalningskonto registrerat hos Skatteverket.

1. Öppna ROT/RUT-begäran i Closepact, gå igenom listan och tryck Skapa ROT-fil eller Skapa RUT-fil för betalningsåret. Ge gärna begäran ett namn på högst 16 tecken först; Skatteverket visar det i beslutet.
2. Logga in i e-tjänsten Rot och rut – företag på skatteverket.se med BankID.
3. Registrera en ny begäran och välj att läsa in en fil. Köpare, belopp, timmar och bostäder fylls i från filen. Kontrollera listan över köpare.
4. Fyll i eller bekräfta kontaktuppgifterna.
5. Skriv under med BankID och spara kvittensen. Det räcker att begäran har kommit in senast 31 januari; beslutet kan komma senare.
6. När Skatteverket har beslutat, registrera beslutet i Closepact eller läs in beslutsfilen. Pengarna går till skattekontot.

Fristen: 31 januari året efter betalningen

Det är dagen kunden betalade som avgör året, inte fakturadatumet. En faktura betald 15 december 2026 ska vara begärd senast 31 januari 2027; en betald 2 januari 2027 har till 31 januari 2028.

Closepact flaggar fakturor som är 30 dagar eller mindre från fristen överst på sidan, och en faktura vars frist har passerat kan inte längre läggas i en fil.

Så bokförs beslutet

Skatteverkets andel ligger på 1513 som en egen fordran från det att fakturan skickas, så åldersanalysen jagar inte staten som om den vore en kund. Beslutet stänger den:

Vad Closepact inte gör

• Skickar begäran. Skatteverket har inget API för begäran om utbetalning; en person skriver under i e-tjänsten. "Inskickad" i Closepact betyder att filen är skapad, därför går den att dra tillbaka tills Skatteverket har beslutat.
• Räknar av årstaket per köpare (50 000 kr ROT, 75 000 kr ROT och RUT tillsammans). Det beror på vad alla andra företag har begärt för samma person, och det ser bara Skatteverket.
• Delbetalningar. En faktura begärs en gång, när kundens hela andel är betald.
• Krediterade fakturor. De listas men läggs inte i någon fil; begär dem för hand.
• Kontrollerar det systemet inte kan veta: F-skatt när arbetet avtalades, att arbetet var klart, att köparen äger och bor i bostaden, att köparen inte är närstående.
• Omprövning, kompletteringar och återbetalningar. De går direkt till Skatteverket.
• Påminner kunden automatiskt om ett avslaget belopp. Kunden har inte fått frågan än; fråga först, en påminnelse kan skickas för hand efteråt.
• Grönt avdrag. Det har ett eget schema och stöds inte.