TL;DR
Betalningsvillkoren är ett antal dagar på fakturan, förvalt trettio. Dröjsmålsräntan enligt räntelagen § 6 är Riksbankens referensränta plus åtta procentenheter. Referensräntan sätts om två gånger om året, så en sats inskriven i en konfigurationsfil vore fel inom ett halvår — och den vore fel på ett dokument kunden har rätt att bestrida. Därför levereras ingen förvald sats alls. Den organisation som inte konfigurerat någon debiterar ingen ränta, vilket är det enda svar som inte kan bli fel.
Villkoren bor på dokumentet, inte på kunden
Trettio dagar är förvalet, och det är ett förval snarare än en regel: villkor är kommersiella och förhandlingsbara, och gott om svenska B2B-relationer går på tio, femton eller sextio dagar.
Det som betyder mer än talet är var det läses ifrån. Villkoren kopieras till fakturan när utkastet skapas, från kundkortet som det såg ut den dagen. Vid utställandet räknas förfallodatumet ur fakturans egna villkor — inte genom att läsa kunden på nytt.
Skälet är ett fel som är osynligt när det inträffar. Någon ändrar ett kundkort i juni från 30 dagar till 15. Om förfallodatumet räknades genom att läsa kunden vid utställandet skulle varje utkast skrivet i maj och skickat i juni tyst få ett förfallodatum två veckor tidigare än det avtalade. Ingen skulle se det. Första tecknet vore en påminnelse till en kund som inte är sen.
Vad räntelagen faktiskt säger
Räntelagen § 6 sätter dröjsmålsräntan till referensräntan plus åtta procentenheter, räknat från förfallodagen. Referensräntan bestäms av Riksbanken och sätts om två gånger om året.
Vi skriver ingen sats på den här sidan, och produkten levererar ingen. Av samma skäl: varje tal som skrivs ner här är fel från nästa omsättning, och till skillnad från de flesta inaktuella marknadstexter skulle just det här hamna på ett dokument en kund kan bestrida. Det systemet gör i stället är att lämna satsen tom tills någon sätter den, och debitera noll tills dess.
Genomräknat: vad räntan faktiskt blir
Ränta är en sats och ett antal dagar som ger ett belopp, vilket är samma form som ett antal och ett à-pris som ger ett — så den går genom samma räknande, med samma enda avrundning till öre.
Anta en faktura med 24 500,00 kr utestående, 21 dagar över förfallodagen, och en sats på 10,00 procent som ni själva lagt in i inställningarna. (Den satsen är ett räkneexempel. Den är inte en sats produkten levererar, och den är inte ett råd om vad er egen bör vara.)
24 500,00 × 0,10 × 21 / 365 = 140,96 kr
Tre saker om den raden:
- Nämnaren är 365. Räntelagen räknar faktiska dagar, så året är 365 dagar och räkningen går från förfallodagen till i dag, inte i månadsschabloner.
- Momsen är noll. Ränta är ersättning för en sen betalning, inte en omsättning av något. Att lägga moms på den är ett fel kundens redovisningskonsult märker och som inte går att försvara.
- Den avrundas en gång. 14 095,89 ören blir 14 096 ören, och det heltalet är det som sparas.
Siffran skrivs ner, den räknas aldrig om
En kund som ringer om en förseningsavgift har rätt till siffran som stod på brevet de fick. Ett system som räknar om den ur en procentsats och ett datum svarar med ett nytt tal varje dag som går, och den enda dag det spelar roll är den dag någon bestrider.
Därför sparas beloppet på påminnelsen, inte satsen det kom ur: avgiften i ören, räntan i ören, satsen som den stod, det utestående saldot den dagen och antalet dagar över förfallodagen. En betalning i morgon ändrar vad som är utestående; den får inte ändra vad brevet sa.
Kundens egna villkor går före husets
Där en sats avtalats med en bestämd kund används den satsen. Där så inte skett gäller organisationens förval. Den ordningen är den enda som motsvarar det som skrevs under — ett avtal med en kund sätts inte ur spel av en inställningssida någon ändrade förra månaden.
Fakturans fotrad följer samma logik. Den skriver ut räntemeningen bara när just den kundens konto faktiskt bär en sats. Ingen sats, ingen mening: ett dokument som hotar med ränta företaget inte konfigurerat är ett löfte det inte kommer att hålla, och en faktura är ett dåligt ställe att bluffa på.
Vad "utestående" betyder på en ROT-faktura
Det här är finessen som de flesta kundreskontror missar.
Det kunden är skyldig är inte totalen på fakturan. Det är totalen, minus den del som begärs av Skatteverket, minus det som redan betalats. Ett ROT-jobb fakturerat till 66 613,00 kr med 12 615,00 kr begärt i avdrag lämnar 53 998,00 kr utestående från kunden, och inte en krona mer.
När de 53 998,00 kommer in är fakturan reglerad så långt kunden är inblandad. De återstående 12 615,00 är en fordran på staten, den ligger på ett eget konto i bokföringen, och att jaga kunden för den är både meningslöst och — för någon som betalat allt de blivit ombedda — kränkande. Påminnelsepolicyn avvisar den därför rakt av, med en mening i stället för en kod: ingenting är utestående från kunden på den här fakturan.
När en faktura blir förfallen
Förfallen frågas fram i stället för att lagras, eftersom det blir sant av att en dag passerar och inget annat: förfallodagen ligger bakom oss, statusen väntar fortfarande pengar, och något är faktiskt utestående. Ett schemalagt jobb skriver ner statusen så att listor går att sortera på den, men beräkningen ovan är sanningen jobbet antecknar.
Antalet dagar över förfallodagen är noll i stället för negativt för en faktura som ännu inte förfallit. "Minus tolv dagar försenad" är inget någon vill läsa i en kolumn av sådana, allra minst i en åldersanalys.
Delbetalningar, och vad "betald" betyder
Ett saldo som glider ifrån inbetalningarna bakom sig är det andra sättet en kundreskontra tyst blir fel på, och det sker på två bestämda vis.
Två betalningar samma sekund. Båda läser samma gamla saldo och båda skriver sitt eget belopp över det. Den som förlorade syns ingenstans: inbetalningsraden finns, totalen är fel med exakt det beloppet, och kunden som betalade två gånger får en påminnelse. Alltså låses fakturaraden först och varje siffra läses om under det låset.
Att räkna upp i stället för att räkna om. Att addera varje betalning till en löpande summa fungerar tills något raderas, rättas eller spelas upp igen, och då är den permanent fel utan något sätt att märka det. Alltså summeras det betalda ur inbetalningsraderna varje gång. Det är samma räknande och det kan inte glida ifrån dem.
Tre avvisningar står bredvid. En betalning på ingenting är ingen betalning. En betalning i en annan valuta än fakturans är ingen betalning mot den fakturan — att växla här vore att hitta på en kurs, och kursen den dag pengarna lämnade kontot är bankens sak. Och en återbetalning är pengar som faktiskt rört sig, så den hör hemma på fakturan som en negativ betalning snarare än som en radering av kvittot den återbetalar; att radera en inbetalning är bara till för en som aldrig skulle ha skrivits.
När en inbetalning som kom från ett kontoutdrag raderas går utdragsraden tillbaka i granskningskön i samma transaktion. En betalning som raderas medan raden fortfarande står som matchad är pengar banken säger kom in och systemet säger är bokförda, utan att något visar någotdera — och raden har fallit ur den enda lista någon granskar.
Där räntan möter påminnelserna
Räntan löper av sig själv. En påminnelse är ett eget beslut, med egna avgifter, egen respit och egna gränser för vad ett schema får göra utan en människa. Påminnelse, inkasso och vad ni faktiskt får ta betalt går igenom avgifterna — inklusive varför den första påminnelsen medvetet inte bär någon.