TL;DR
Svenska påminnelseavgifter är begränsade av förordning (1981:1057): 60 kronor för en påminnelse och 180 kronor för ett inkassokrav. Det är tak snarare än rättigheter, vilket är skälet till att de levererade förvalen är 0 kronor på nivå ett, 60 på nivå två och 180 på nivå tre, och till att en organisation får sänka dem ytterligare. Ett schema skickar nivå ett och två. Nivå tre är av annat slag och skickas aldrig automatiskt.
Tre nivåer, och den tredje är inte som de andra
Nivå ett och två är brev. De säger att fakturan är sen, de bär en avgift inom taket, och de är kundreskontrans vardag.
Nivå tre är beskedet att skulden går till inkasso. Att lämna en kund till ett inkassobolag avslutar den kommersiella relationen ungefär lika ofta som det får in pengarna, och det är ett beslut en människa fattar om en namngiven kund med en historia. Därför stannar nattjobbet på nivå två och rapporterar vad som väntar, i stället för att bestämma åt er.
Den skillnaden upprätthålls på ett ställe i stället för att vara en disciplinfråga. Schemat kan inte nå nivå tre; knappen kan.
Avgifterna, och varför den första är gratis
De lagstadgade taken är 60 kronor för en påminnelse och 180 för ett inkassokrav. Förvalen som levereras är:
| Nivå | Vad det är | Förvald avgift | Lagstadgat tak |
|---|---|---|---|
| 1 | Påminnelse | 0,00 kr | 60,00 kr |
| 2 | Påminnelse | 60,00 kr | 60,00 kr |
| 3 | Inkassokrav | 180,00 kr | 180,00 kr |
Första nivån bär ingen avgift med flit. En första påminnelse som kommer med en avgift på sig läses som ett straff för en försenad banköverföring, och kunden som läser den så har oftast rätt — de flesta första påminnelser går till folk vars betalning mötte brevet på vägen.
Taken bevakas i inställningsskärmen i stället för att lämnas som en rekommendation. En avgift över taket går inte att få in, den trycks på ett dokument kunden kan bestrida, och den som skriver in den i ett formulär har inget sätt att veta det.
Tidslinjen, på dagen
Två inställningar formar den. En respit på 3 dagar ovanpå förfallodagen, och ett avstånd på 10 dagar mellan brev.
Respiten finns eftersom en betalning gjord sista dagen tar ett par dagar på sig att komma fram, och en påminnelse som möter den på posten är hur en kund som betalat i tid blir kränkt.
Ta en faktura utställd den 2 mars 2026 med 30 dagars villkor:
- 2026-04-01 — förfallodag.
- 2026-04-02 — en dag sen. Inget skickas.
- 2026-04-04 — tre dagar sen, respiten är uppfylld, och nivå ett går ut.
- 2026-04-14 — tio dagar efter brevet på nivå ett går nivå två ut med sin avgift på 60,00 kr.
- Därefter — nivå tre väntar på att någon trycker på en knapp. Schemat skickar den inte.
Avståndet mäts från den senaste påminnelsen och inte från förfallodagen. En faktura som upptäcks sent — importerad, eller upplåst efter en tvist — skulle annars få tre brev avfyrade mot sig på en vecka.
Vad brevet på nivå två faktiskt säger
Fortsätt exemplet. Den 14 april 2026 är fakturan 13 dagar sen med 24 500,00 kr utestående, och organisationen har konfigurerat en dröjsmålsränta på 10,00 procent (ett räkneexempel, inte en sats produkten levererar):
Utestående 24 500,00
Påminnelseavgift, nivå 2 60,00
Ränta, 13 dagar 87,26
Att betala 24 647,26
Räntan är 24 500,00 × 0,10 × 13 / 365 = 87,26 kr, räknad på faktiska dagar delat med 365 och utan moms. Betalningsvillkor och dröjsmålsränta har resonemanget.
De tre siffrorna sparas på påminnelseraden som belopp. Inte som en sats och ett datum att räkna om senare — brevet sa 87,26 och anteckningen måste säga 87,26 i morgon också.
Reglerna som hindrar en påminnelse från att bli fel
Fem avvisningar, var och en med en mening någon kan läsa i stället för en kod:
En kreditfaktura jagas aldrig. Det är pengar som är skyldiga kunden, inte av den.
En faktura som inte är utestående jagas aldrig. Betald, krediterad, makulerad eller avskriven — det finns ingenting där att be om.
En faktura utan något utestående från kunden jagas aldrig, vilket är ROT-fallet: kunden har betalat sin halva och resten är Skatteverkets.
Samma nivå skickas aldrig två gånger. Det finns ett unikt index på fakturan och nivån, och frågan ställs dessutom i förväg — en fångad databasspärr är ingen förklaring, och den här måste visas för den som tryckte på knappen.
En påminnelse kan inte gå bakåt. En faktura som redan jagats på nivå två kan inte få en nivå ett, och avvisningen säger vilken nivå den nått.
Det finns en sjätte som betyder mer än den ser ut att göra: en påminnelse behöver någonstans att ta vägen. Har kunden ingen adress avvisas den i stället för att brevet antecknas. Att skriva en påminnelserad för ett brev som aldrig gick iväg gör fakturans egen historik till en lögn, och nästa person som läser den drar slutsatsen att kunden ignorerar er.
Nattjobbet och knappen ställer samma frågor
Två anropare vill veta samma saker av olika skäl. Det schemalagda jobbet frågar "finns det något att göra här?" om varje utestående faktura i systemet, och måste kunna svara utan att skriva något. Skärmen frågar "får jag göra den här?" om en nivå en person valt.
Räknade de ut det var för sig skulle de glida isär, och glidningen skulle visa sig som att ett kontor får höra att en faktura inte är redo medan jobbet tyst jagar den ändå. Alltså frågar båda en och samma policy, och den enda skillnaden mellan dem är vilken nivå var och en får nå.
Den policyn svarar dessutom på "vad kommer härnäst?" utan hänsyn till vad ett schema får skicka — medvetet. Att blanda ihop de två är hur den nivå tre som en människa ska ta ställning till blir osynlig i stället för väntande. Jobbet rapporterar den och går vidare.
En kant till är värd att nämna. Bär en faktura en påminnelse på högre nivå utan någon tidpunkt antecknad — rader skrivna av en import, eller av ett reparationsskript — behandlas den som möjlig att skicka snarare än som aldrig möjlig. En faktura får inte bli permanent ojagbar av ett saknat datum.
Ränta, avgifter och vad ni faktiskt har att fordra
En sen faktura samlar på sig tre saker: beloppet självt, påminnelseavgifterna inom taken, och dröjsmålsräntan från förfallodagen. De är tre skilda siffror av ett skäl — en kund som bestrider en avgift bestrider något annat än en kund som bestrider ränta, och en enda sammanslagen "att betala nu" ger ingen av er något att peka på.
Vad modulen inte gör
Den lämnar ingen skuld till ett inkassobolag. Nivå tre är ett krav ni skickar, skrivet och antecknat här, och vad som händer sedan är ett kommersiellt beslut och en relation med ett inkassobolag som är er och inte vår.
Den för heller inte er bokföring. Kundreskontran ligger här; huvudboken, bokslutet och momsdeklarationen gör det inte. SIE4-filen redovisningskonsulten öppnar är där de två möts.