TL;DR
Arbetsordern är enheten för allt i ett serviceföretag: det är den som schemaläggs, körs till, signeras för och blir pengar. Här är vad en sådan bär, de sex tillstånd den rör sig genom, varför avslutet är ett enda anrop och — rakt ut — vilken del av "från offert till utfört" som inte är automatisk än.
Vad en arbetsorder bär
Mer än en kalenderpost, och varje fält gör skäl för sin plats.
Vem och var. En kund, valfritt en namngiven kontaktperson, och en arbetsadress. Adressen är ingen textsträng på uppdraget; den är en post på kunden, med koordinater och en valfri geostaketradie mellan 10 och 5000 meter, plus tillträdesanteckningar — portkoden, var nyckeln finns. Laget läser samma adress varje gång, och det är den adressen instämplingen jämförs mot.
Vad. En titel, en beskrivning och tjänster valda ur en katalog. En katalogtjänst bär sin egen tidsåtgång, sitt pris, sin enhet, sin momssats och om den räknas som avdragsgillt arbete. Det sista spelar roll: städning är 25 % moms, persontransport är 6 %, och en momssats per företag kan inte beskriva ett bolag som gör båda.
Hur det är prissatt. Löpande timme, ett fast avtalat pris, eller per enhet — tre fönster i stället för två timmar. ROT- eller RUT-märkningen sitter på uppdraget, med en valfri andel när två ägare till en fastighet tar hälften var.
När. En planerad start och ett planerat slut, en uppskattning i minuter, och valfritt en tidigaste och senaste start för arbete med ett fönster i stället för en tid. Senare en verklig start och ett verkligt slut, hämtade från stämpelklockan.
Hur det kom hit. Ett ursprungsfält, så att rapporterna kan säga var arbetet kommer ifrån.
De sex tillstånden, utskrivna
Bokat, schemalagt, pågående, avslutat, fakturerat, avbokat.
De tillåtna stegen är utskrivna ett och ett i stället för härledda ur ordningen i den listan, eftersom ordningen inte är regeln. Ett schemalagt uppdrag kan förlora sin sista tilldelning och falla tillbaka till bokat. Ett avslutat kan aldrig bli pågående igen.
Två övergångar spelar större roll än de andra.
Avslutat till fakturerat, och ingenting annat. Det finns ingen väg tillbaka från avslutat. Att öppna ett färdigt jobb igen är hur samma arbete faktureras två gånger.
Avbokat nås från var som helst innan arbetet är gjort, och från ingenstans därefter. Avbokat arbete räknas bort ur konfliktkontroller, ur listan över fakturaunderlag och ur rapporterna, eftersom det inte är arbete och inte kan bli pengar.
Checklistan, och varför den blockerar
En checklistepunkt kan märkas som obligatorisk. En obligatorisk punkt som inte är bockad hindrar uppdraget från att avslutas.
Det är hela skillnaden mellan en checklista och en anteckning. Om avslutet ignorerade den vore listan dekoration och den tvist den finns till för att förebygga skulle inträffa ändå. I stället namnger avslaget de öppna stegen — "obligatoriska steg är inte klara: foto före, foto efter" — eftersom den som bara får höra "inte klart" måste leta igenom en lista på en telefon i regnet.
Det finns en andra, finare regel. När ett steg bockas stämplas person och tidpunkt på det, men bara när värdet faktiskt ändras. Fältappen skickar hela listan den håller i stället för en differens, så ett avslut klockan fyra på eftermiddagen ekar tillbaka varje steg som bockades klockan nio på morgonen. Att stämpla om dem skulle flytta hela dagens bockar till den som stängde jobbet, på den minut hon stängde det — och checklistan är beviset för att jobbet får kallas klart alls. Det är precis den tvist den finns till för att avgöra, förlorad.
Avslutet är ett anrop
Fältappen skickar den bockade checklistan, materialet som gick åt, kundens signatur och eventuella korrigerade tider i ett enda anrop, eftersom bilen har en stapel täckning och fyra anrop betyder att tre av dem misslyckas.
Därför skrivs allt eller inget. Ett halvt avslut — signaturen sparad, materialet borta — är sämre än inget, eftersom fakturan byggs av det som landade och ingen som tittar på den efteråt kan se att något inte kom fram.
Inuti den transaktionen finns en handfull beslut värda att känna till:
Raden låses och läses om. Två telefoner i samma bil, eller en telefon som gör om ett anrop efter en timeout den aldrig såg svaret på, skulle annars båda passera statuskontrollen och den andra skulle skriva en andra signatur över den första.
Ett andra avslut avvisas, det upprepas inte. Det kommer tillbaka som en konflikt som namnger när uppdraget avslutades. Att skriva igen skulle lägga till ännu en signaturfil och anmäla jobbet till faktureringen två gånger, vilket är hur ett besök blir två fakturor.
Signaturen bestäms av sina byte, inte av vad uppladdningen påstår. PNG eller JPEG, annars avvisas den. En signatur är bara värd att spara om den är den bild vi säger att den är; allt annat är en fil som ser ut som bevis ända till den dag någon öppnar den framför en kund som bestrider fakturan.
Tiderna: det som stämplats står, om inte appen korrigerar det. Klockan har rätt oftare än minnet, men den som glömde starta den måste kunna säga det. Har ingenting stämplats alls lämnas starten tom i stället för att uppfinnas, eftersom uppfunna minuter hamnar på en faktura.
Och sedan är det värt något
Ett avslutat uppdrag blir ett fakturaunderlag direkt. Tre regler håller upp det dokumentet.
Bara attesterade timmar är fakturerbara. Rapporterad tid som ingen skrivit under på hamnar inte bland de timmar som gör det — men den försvinner inte i tysthet heller. Den kommer tillbaka som en namngiven varning med antalet minuter och antalet poster, eftersom en faktura som saknar en dag är ett samtal med kunden och kontoret bör ta det före utskicket, inte efter.
Arbete och material ligger alltid på skilda rader. Alltid, eftersom ROT- eller RUT-avdraget rör det ena och aldrig det andra. Material kan inte bära ett avdrag hur raden än är flaggad; har någon bockat en för hand syns flaggan kvar på raden i stället för att tyst rättas.
Ingenting avrundas två gånger. Varje rad avrundas en gång, i ören, och summorna är summor av avrundade rader — vilket är vad fakturan som skrivs ur dem kommer att göra. Ett underlag som är oense med sina egna rader på ett öre är ett underlag ingen litar på två gånger.
Avdraget självt är 30 % för ROT och 50 % för RUT, räknat på det avdragsgilla arbetet inklusive moms, eftersom det är vad regeln säger och att räkna på nettot skulle underskatta varje avdrag med en femtedel. Det årliga taket per person tillämpas inte, och kan inte tillämpas: det beror på vad varje annat företag redan begärt för den köparen i år, vilket det här systemet inte kan se. Att skicka in begäran till Skatteverket är inte heller byggt; det är planerat till 2026. Beräkningen är byggd.
Den del som inte är automatisk
Vi är raka här, eftersom det är meningen de flesta leverantörer hoppar över.
En accepterad offert gör sig inte själv till en arbetsorder i dag. Att omvandla en offert till ett uppdrag, och att lyfta en offert ur ett uppdrag, står båda som planerade nycklar på sina nivåer och är medvetet inte beviljade — de är publicerade för att avsikten ska vara nedskriven, inte för att något implementerar dem.
Det som finns i dag är att kunder, kontaktpersoner, adresser och tjänstekatalog är en och samma uppsättning poster i hela systemet. Att skapa uppdraget efter att offerten accepterats är alltså att välja en kund, en adress och två katalograder, inte att skriva av en offert. Det tar under en minut. Det är inte noll.
Den andra riktningen — avslutat jobb till faktura — är byggd, i den meningen att underlaget produceras och exporteras. Om det sedan blir en faktura inne i systemet eller en CSV som en bokförare importerar beror på om ni köpt faktureringsmodulen.
Vad ni bör lägga upp före första riktiga jobbet
- Checklistemallar per tjänst. Märk bara de steg som obligatoriska som ni faktiskt skulle stoppa arbetet för. En lista där allt är obligatoriskt är en lista folk bockar utan att läsa.
- En geostaketradie på de adresser ni besöker om och om igen. Utan koordinater och radie finns inget staket, och instämplingen sparar ingen bedömning i stället för en felaktig.
- ROT- eller RUT-märkningen på uppdraget, inte på fakturan. Den avgörs i fält, av vad som gjordes.
- Ett pris på varje anställd. Attesterade timmar utan timpris faktureras till noll, och underlaget säger det med namn — men först när arbetet är gjort.