TL;DR
Attesten är steget alla vill hoppa över och det enda som står mellan "jag jobbade nio timmar" och en faktura. Gjord månadsvis är den en dags arbete och två veckors minnesförlust. Gjord veckovis är den tjugo minuter. Här är hur mekaniken är byggd, och hur ni kör den så att det inte är er månaden väntar på.
Varför steget finns alls
En mening: de timmar som når en kund godkändes av någon annan än den som rapporterade dem.
Det är hela värdet. Det är därför attest är en egen behörighet i stället för en kryssruta, och därför en fältarbetare inte har den. När en faktura ifrågasätts i juni för arbete i mars är det användbara svaret inte "systemet registrerade nio timmar". Det är "nio timmar rapporterades, och Karin attesterade dem den 14:e, och här är posten hon attesterade".
Allt nedan tjänar till att få den meningen att överleva kontakt med en verklig månad.
En vecka i taget, i en handling
Attesten tar en lista med post-id och skriver under dem tillsammans, i en enda transaktion. Bara poster som faktiskt är inlämnade flyttas — en redan attesterad post i listan lämnas i fred i stället för att attesteras om, vilket hindrar ett slarvigt andraklick från att stämpla om vem som gick med på vad och när.
Den praktiska formen är en arbetsledare som markerar en persons vecka, eller ett lags vecka, och attesterar en gång.
Timpriset fryses vid attesten
Det här är detaljen som sparar flest gräl och märks minst.
När en post attesteras kopieras den anställdes timkostnad till posten. Inte refereras. Kopieras.
Om priset lästes från den anställde vid faktureringstillfället skulle en löneökning i juni tyst skriva om vad mars kostade. Varje historisk rapport, varje täckningsbidragsberäkning och varje fakturaunderlag för redan utfört arbete skulle förskjutas under er, och ingenting skulle registrera att det hänt.
Att frysa det vid attesten betyder att en attesterad timme har ett pris knutet till sig för alltid, och att det priset är det som gällde den dag någon gick med på den.
Avvisning är hur en attesterad post rättas
En post kan redigeras medan den är öppen, inlämnad eller avvisad. När den är attesterad kan den inte — den är del av ett lönekörningsunderlag och någon annans beslut.
Att rätta en betyder alltså att först avvisa den. Avvisningen kräver en orsak, orsaken stannar på raden, och posten går tillbaka till den som rapporterade den. Attesttidpunkten nollställs, så att raden inte kan se attesterad och avvisad ut samtidigt.
Det är långsammare än att redigera på plats, med flit. Varje rättelse lämnar ett spår av vem som bad om den och varför, vilket är det ni vill ha i handen den dag rättelsen ifrågasätts.
Vad underlaget gör med oattesterade timmar
Det stryker dem inte. Det säger det.
När ett uppdrags fakturaunderlag byggs blir de attesterade timmarna fakturerbara rader, och de rapporterade men oattesterade timmarna kommer tillbaka som en namngiven varning med det totala antalet minuter och antalet poster bakom dem.
Resonemanget: en faktura som saknar en dag är ett samtal med kunden, och kontoret bör ta det samtalet före utskicket i stället för efter. Ett underlag som tyst utelämnar oattesterad tid ser komplett ut och är det inte.
Två varningar till värda att känna till, eftersom båda pekar ut ett problem ni bara kan laga uppströms:
Timmar fakturerade till noll. En anställds timkostnad är valfri. Utan ett katalogpris som går före prissätter en person ingen gett ett timpris hela sin dag till noll — och aritmetiken är fullkomligt konsekvent med det, så underlaget, summorna och exporten är alla överens om en arbetskolumn som läser 0,00. Kontoret fakturerar materialet och upptäcker resten ett kvartal senare, om ens då. Därför rapporteras det i stället, med namnen, eftersom rättelsen är ett timpris på en anställd och någon måste få veta vilken. Nollan rättas inte i tysthet: koden kan inte veta vad timmen borde ha kostat, och en gissning på en faktura är sämre än en lucka.
Attesterad men inte fakturerbar. Förmiddagen i verkstaden, körningen någon efterskänkte. De bärs som nollrader med angiven orsak i stället för att strykas, så att timmarna på underlaget fortfarande summerar till timmarna på tidrapporten. Den avstämningen är vad som gör dokumentet argumenterbart framför en kund.
Rapporten ni kör på måndagen
Tiden rapporteras per person med attesterade timmar, fakturerbara timmar, icke fakturerbara timmar, timmar som väntar på attest, avvisade timmar och öppna poster.
Inlämnad tid visas bredvid attesterad tid i stället för hopslagen med den. Det är olika fakta — det ena är vad någon säger sig ha gjort, det andra är vad företaget gått med på — och glappet mellan dem är precis det en arbetsledare ska agera på innan månaden stängs.
Det finns en beläggningsrapport också, med en egenskap värd att förstå innan ni använder den i ett samtal om någons prestation: för en person utan arbetstidsregler är beläggningsgraden null, inte noll och inte hundra. Det finns ingen nämnare, och att uppfinna en är hur en rapport blir ett rykte någon bemannar efter.
Frånvaro dras medvetet inte av från den tillgängliga tiden. Semester är tid företaget betalade för och inte sålde; att gömma den i nämnaren skulle få två veckors ledighet att se ut som två produktiva veckor.
En veckorytm som fungerar
Måndag morgon, tjugo minuter.
- Öppna förra veckan, avvikelser överst. Avvisade poster, öppna poster ingen stängde, och alla vars inlämnade timmar skiljer sig märkbart från deras avtalade tid.
- Ta de öppna posterna först. En post som fortfarande går sedan torsdags är någon som glömt stämpla ut, och ju längre ni väntar desto mindre minns någon.
- Attestera resten som ett block. Är avvikelserna hanterade är återstoden vanligt arbete, och att läsa varje rad för sig är teater.
- Gå sedan till listan över fakturaunderlag och beta av varningarna tills den är tom.
Vad ni inte ska göra. Attestera inte allt oläst — attesten är värd exakt så mycket som uppmärksamheten bakom den, och ett lag lär sig inom fjorton dagar vilken sort er är. Bunta inte ihop en månad; ingen minns den andra tisdagen. Låt inte attesten sitta hos en enda person som också kör bil; se till att två personer har behörigheten, så slutar veckan vänta på den som står på ett tak.
Flaskhalsen är nästan aldrig attesterandet
Tar attesten mer än en halvtimme i veckan för ett lag på tjugo ligger problemet uppströms om attesten. Oftast en av tre saker:
- Timmar som kommer in utan uppdrag, så att någon måste räkna ut vilken kund de hör till. Lagas genom att laget stämplar in från uppdraget i stället för från startsidan.
- Poster utan timpris, så att underlaget varnar på nästan varje jobb. Lagas genom att lägga ett timpris på varje anställd en gång.
- Rapportering som sker på söndagen, så att attesten blir arkeologi. Lagas med fältappen och ett tryck, vilket är ämnet för tidrapportering som laget faktiskt använder.