BAS-kontoplan för tjänsteföretag, och de nio konton faktureringen rör

TL;DR

BAS är kontoplanen nästan varje svenskt företag utgår från, och nästan varje företag ändrar sedan i. Nio konton bär varje kundfaktura ett tjänsteföretag skickar. De är förval snarare än allmängiltiga sanningar — kontot på raden vinner alltid — men att veta vilka nio och varför är skillnaden mellan en bokföring som går att kontrollera och en som bara går att summera.

De nio

Det är namnen som skrivs in i SIE-filen bredvid numren, på svenska, eftersom kontoplanen är skriven på svenska och den som importerar filen läser svenska.

Varför försäljningen delas per sats

Därför att BAS delar den, och därför att delningen köper en kontroll.

Intäktskontot och momskontot på en rad är tänkta att gå att stämma av mot varandra. Dela ett kvartals saldo på 2621 med saldot på 3002 och det ska bli 12,00 procent. Gör samma sak med paret 2611/3001 och det ska bli 25,00.

Anta nu att en tolvprocentig försäljning på 11 760,00 kr av misstag bokades på 3001, med sin moms korrekt på 2621. Ta konferensfakturan från Moms per rad och felbokför den så:

3001 = 24 000,00 + 11 760,00 = 35 760,00
2611 =  6 000,00
6 000,00 / 35 760,00 = 16,78 %

Sexton komma sjuttioåtta procent. Inte 25. Kontrollen slår till, och den slår till på en kvot vem som helst kan räkna ur en råbalans utan att veta något om de underliggande fakturorna. Boka tolvprocentig intäkt på tjugofemprocentskontot och den kontrollen går sönder tyst — vilket är att säga högljutt, för den som kör den.

Nollsatsad försäljning är undantaget och hanteras separat, nedan.

Varför 1513 finns

Det här är kontot de flesta faktureringssystem saknar, och avsaknaden är dyr.

En ROT- eller RUT-faktura regleras av två betalare. Kunden betalar sin del; Skatteverket betalar resten. Ligger båda halvorna på 1510 visar en åldersanalys nittio dagar efter utställandet hela beloppet som en förfallen kundfordran — och reskontralistan ni arbetar ur varje måndag har fel om varje avdragsgillt jobb ni utfört.

Dela dem, och rapporten säger sanningen. Ta badrumsjobbet från Så räknas ROT-avdraget:

1510  Kundfordringar                  53 998,00
1513  Kundfordringar – delad faktura   12 615,00

Nittio dagar senare är raden på 1510 en kund som verkligen är sen och behöver jagas. Raden på 1513 är en pågående begäran hos Skatteverket. Två olika samtal, med två olika personer, och det ena av dem är inte ett påminnelsebrev.

Samma uppdelning löper genom kundreskontran: det kunden är skyldig är totalen minus den del som begärs av staten minus det som redan betalats, vilket är skälet till att en ROT-faktura vars kund betalat sin halva inte går att jaga över huvud taget.

Varför 3740 är en rad och ingen justering

Öresavrundning är några öre i intäkt eller kostnad. Den skulle kunna sugas upp i totalen; den gör det inte.

Göm den där och raderna ovanför summerar inte längre till siffran under dem. Den första som märker det är den som stämmer av mot banken, och det de märker är en differens under en krona som tar tjugo minuter att hitta. Ge den ett eget konto och en egen rad på fakturan så finns det ingenting att hitta.

Att åsidosätta förvalen

Tre ställen, i prioritetsordning:

1. Kontokoden på fakturaraden. Vinner alltid.
2. Kontokoden på artikeln raden kopierades från, vilket är hur raden får sin kod från början.
3. BAS-förvalet för satsen raden bär.

Ett bolag som flyttat sin försäljning till 3011 sätter det på artiklarna och varje ny rad bär det.

Det viktiga är när koden bestäms. Den låses på raden när raden skrivs, inte slås upp ur artikeln när filen exporteras. Att läsa katalogen som den ser ut i dag för att avgöra var en faktura utställd för månader sedan hamnar innebär att en redigerad artikel flyttar kontona på dokument som redan exporterats — och att samma månad exporterad två gånger ger två olika filer. Att låsa den betyder att det inte gör det.

Nollsatsade rader får inget förval

En fakturarad på noll procent får inget automatiskt konto, eftersom kontot beror på varför den är nollsatsad. En export, omvänd skattskyldighet inom byggsektorn och en undantagen omsättning är tre olika konton, och vilket som gäller är ett faktum om försäljningen som bara företaget som gör den kan uttala sig om.

Alltså bokförs en nollsatsad rad utan egen kontokod på standardkontot för försäljning och en varning skrivs ut som namnger raden, i stället för att gissas tyst. Det är rätt avvägning: en varning ni kan agera på slår ett trovärdigt tal ni inte kommer att ifrågasätta.

Ett artikelregister som ger rätt rader

För ett tjänsteföretag är registret litet och typerna spelar större roll än namnen. En artikel av typen timme ger en arbetsrad; tjänst ger en tjänsterad; avgift ger en avgiftsrad; allt annat är material. Arbets- och tjänsterader kan bära ett ROT- eller RUT-avdrag om de dessutom är markerade avdragsgilla. Material, resor och avgifter kan inte, hur någon än bockar.

Snabbaste vägen till rätt bokföring är alltså att få artikeltyperna rätt en gång, vid importen, i stället för att rätta radtyper på fyrahundra fakturor.

En artikel bär också sin momssats och sin kontokod, och att kopiera en artikel till en rad kopierar värdena, aldrig referensen. En prislista som ändras nästa vår får inte skriva om förra hösten.

Vad modulen inte är

Den är ingen bokföring. Det finns ingen huvudbok, inga verifikationsserier utanför försäljningen, inget bokslut, ingen årsredovisning och ingen momsdeklaration till Skatteverket.

Det den gör är att ge er redovisningskonsult en ren SIE4-fil i stället för en bunt PDF:er att skriva av. Det brukar sänka arvodet. Det tar inte bort det, och den som säger något annat säljer.

SIE-export ligger i nivåerna Väx och Pro. Start-nivån gör kunder, artiklar, fakturor, moms, PDF och e-post samt kreditfakturor, med en gräns på 50 fakturor i månaden.

Vidare läsning

• SIE4-filen redovisningskonsulten öppnar
• Så räknas ROT-avdraget, rad för rad
• Guide: bokföring och SIE