TL;DR
Sverige har fyra momssatser: 25, 12, 6 och 0 procent. En faktura som blandar dem är skyldig ett eget underlag och ett eget momsbelopp för varje sats den använt. En enda sammanvägd procentsats över hela dokumentet passar inte i någon ruta i momsdeklarationen, hur prydligt den än summerar. Under det ligger tre räkneval som de flesta faktureringsprogram gör fel minst en gång: rabatten dras före momsen, avrundningen sker en gång per rad i stället för en gång på slutet, och öresavrundningen är ett eget belopp i stället för en justering gömd i totalen.
De fyra satserna
En svensk faktura får bära 25, 12, 6 eller 0 procent, och ingenting annat. En felskriven 24:a ger en faktura som är fel på ett sätt ingen upptäcker på ett kvartal, och därför avvisas allt utanför listan direkt i stället för att sparas och upptäckas senare.
Noll är inte en sak. En export, omvänd skattskyldighet inom byggsektorn och en undantagen omsättning faktureras alla till noll och hamnar på helt olika ställen i bokföringen. Den skillnaden är ett faktum om försäljningen, och bara företaget som gör den kan uttala sig om den — därför hanteras nollsatsade rader försiktigt längre ned, och i SIE4-exporten.
En faktura i tre satser, genomräknad
Ta ett påhittat eventbolag, Nordkust Event AB, som fakturerar en konferens. Tre rader, och varje rad bär den sats som står på artikeln den byggts av — vilket är det enda ställe en sats ärligt kan komma ifrån. Vilken omsättning som hör till vilken sats är Skatteverkets vägledning och er redovisningskonsults bedömning; systemets uppgift är att bära det ni registrerat, per rad, och aldrig väga samman det.
| Rad | Antal | À-pris | Sats på artikeln | Netto | Moms |
|---|---|---|---|---|---|
| Konferenspaket, lokal och teknik | 1 | 24 000,00 | 25 % | 24 000,00 | 6 000,00 |
| Förtäring | 48 | 245,00 | 12 % | 11 760,00 | 1 411,20 |
| Bussresa tur och retur | 2 | 4 350,00 | 6 % | 8 700,00 | 522,00 |
Netto: 44 460,00 kr. Moms: 7 933,20 kr. Före avrundning: 52 393,20 kr.
Totalen slutar på tjugo öre, så öresavrundningen drar bort 0,20 och fakturan landar på 52 393,00 kr.
Nu det som spelar roll. Till momsdeklarationen går tre par:
- 25 %: underlag 24 000,00, moms 6 000,00
- 12 %: underlag 11 760,00, moms 1 411,20
- 6 %: underlag 8 700,00, moms 522,00
Den sammanvägda satsen på det här dokumentet är 7 933,20 / 44 460,00 = 17,84 procent. Det finns ingen ruta för 17,84 procent. Ett system som lagrar en momssiffra per faktura kan producera en korrekt total och ändå lämna någon att plocka isär fakturan för hand vid kvartalsslutet — precis det arbete fakturan skulle ha gjort redan.
Därför summeras momsen per sats, inte en gång över dokumentet, och fakturan skriver ut sammanställningen så: sats, underlag, moms, en rad var.
Rabatt före moms, och varför totalen inte avslöjar felet
En rad på 2 480,00 kr med 10 procents rabatt och 25 procents moms:
- Rabatten först: 2 480,00 × 0,90 = 2 232,00 netto. Moms 558,00. Summa 2 790,00.
- Rabatten sist: 2 480,00 + 620,00 i moms = 3 100,00, sedan × 0,90 = 2 790,00.
Båda landar på 2 790,00 kr, och det är därför det här felet överlever så länge. Kundens slutsumma är identisk och ingen klagar. Det som skiljer är siffran du deklarerar: 558,00 i det första fallet och 620,00 i det andra. Moms är skyldig på det som faktiskt debiterats, inte på ett listpris kunden aldrig betalade — så det andra sättet överskattar perioden med 62,00 kr på en rad på en faktura.
Avrundning en gång per rad
Tre rader, var och en 1,5 timmar à 555,00 kr:
- Netto per rad: 832,50. Moms 25 procent: 208,125, som avrundas till 208,13.
- Tre rader som de står tryckta: 624,39.
- Den exakta summan, avrundad en gång på slutet: 624,375, som avrundas till 624,38.
Ett öre isär. Bara det ena av de två svaren har den egenskap en kund faktiskt kontrollerar, nämligen att talen i kolumnen summerar till talet under dem. Alltså avrundas varje rad en gång, när den skrivs, och totalerna är summor av avrundade rader i stället för avrundningar av exakta summor.
Samma princip gäller längre upp: ett antal får vara brutet — 2,5 timmar, 13,75 kvadratmeter — och en procentsats är ett förhållande, men i samma ögonblick som något av det blir ett belopp blir beloppet ett heltal ören och förblir det. Inget flyttal håller någonsin pengar.
Öresavrundningen som egen post
Sverige drog in femtioöringen 2010, och fakturor avrundas konventionellt till hela kronor på samma sätt. Hälften avrundas från noll, vilket är vad svenska redovisningsprogram gör och därmed vad en avstämning mot ett sådant förväntar sig.
Justeringen redovisas som ett eget belopp i stället för att smygas in i totalen. Att avrunda en summa utan att säga vad som avrundades gör att raderna inte längre stämmer med totalen, och den första som märker det är den som stämmer av mot kontoutdraget. På konferensfakturan ovan står det:
Summa exkl. moms 44 460,00
Moms 7 933,20
Öresavrundning -0,20
Att betala 52 393,00
Negativa totaler är fallet som är värt att få rätt. En kreditfaktura är en faktura med omvänt tecken, och att avrunda den mot noll skulle göra en återbetalning på 100,50 till 100,00 — och tyst behålla femtio öre av kundens pengar. Hälften från noll betalar ut 101,00.
Vad dokumentet måste innehålla
En svensk faktura ska bära säljare och köpare, fakturanummer, fakturadatum och förfallodatum, varje rad, momsen summerad per sats, öresavrundningen när den inte är noll, totalen och betalningsreferensen. När ett ROT- eller RUT-avdrag gäller måste den dessutom visa avdraget och vad kunden faktiskt betalar, eftersom kunden betalar ena halvan och Skatteverket den andra, och ett dokument som bara visar totalen är ett som ingendera parten kan kontrollera.
Vår faktura-PDF är på svenska, medvetet, och den är det enda dokumentet i produkten som är det. Läsaren är inte en användare av programmet utan kundens bokförare, som stämmer av den mot vad en faktura ska innehålla. "Moms" och "Öresavrundning" är namnen på de kraven snarare än översättningar av dem; en faktura med rubriken "VAT summary" är en som en svensk redovisningskonsult först måste översätta tillbaka innan den kan bockas av.
Att kreditera ett överenskommet belopp
Ytterligare ett ställe där satsen måste anges i stället för härledas. Ett pris som landar lägre än det fakturerade krediteras som ett belopp utan någon rad bakom sig — och den krediteringen behöver en momssats.
Det finns inget säkert sätt att gissa den. En faktura med material till 25 procent och transport till 6 procent har ingen enda sats att härleda, och att välja fel deklarerar fel moms för perioden. Alltså är satsen en obligatorisk del av instruktionen, kontrollerad mot de fyra lagstadgade och avvisad annars: Sverige tar ut 25, 12, 6 eller 0 procent och ingenting annat.
Att kreditera en rad i stället för ett belopp har inte det problemet: den spegelvända raden bär samma sats som originalet, tillsammans med artikeln, arbetsordern och de rapporterade timmarna. En kund som ifrågasätter en kreditering har rätt till samma svar som en som ifrågasätter en debitering.
Var satserna hamnar i bokföringen
Försäljningen delas efter satsen den bär, och den utgående momsen likaså: 3001, 3002 och 3003 för försäljning till 25, 12 och 6 procent, och 2611, 2621 och 2631 för momsen på var och en. Parbildningen är ingen dekoration — det är en kontroll. Ett kvartals saldo på 3002 delat med saldot på 2621 ska bli 12 procent, och det blir det inte om en tolvprocentig försäljning bokats på tjugofemprocentskontot. BAS-kontona faktureringen faktiskt rör går igenom det i sin helhet.