TL;DR
Tidrapportering misslyckas av sociala skäl och lagas av tekniska. Den misslyckas för att rapporterandet är friktion för den som gör det och värde för någon annan. Den lagas genom att handlingen tar ett tryck, genom att posten går att försvara tre månader senare, och genom att "vad jag säger att jag gjorde" och "vad företaget gått med på" hålls isär som två olika fakta. Så här ser det ut i praktiken.
Söndagskvällsproblemet
Ni känner igen formen. Timmarna kommer som ett sms på söndagskvällen, eller på en lapp i bilen, eller inte alls. Någon på kontoret skriver av dem på måndagen. Ingen minns om torsdagen var tre timmar eller tre och en halv. Ingen kan säga var personen befann sig när passet började. Och när fakturan går ut är timmarna på den en rekonstruktion.
Varje del av det är dyr, men den dyra delen är inte avskrivningen. Den är att rekonstruktionen inte går att försvara. När en kund i juni ifrågasätter en faktura för arbete i mars är "vi tror det var sex timmar" inte ett svar.
En klocka i taget
Första regeln, och den är inte förhandlingsbar: en person kan ha en öppen tidpost.
Att stämpla in när det redan finns en öppen post avvisas, med namn — "Anna är redan instämplad". Inte för att två poster är ostädat, utan för att två öppna poster betyder samma timme räknad två gånger: en gång på en faktura till en kund och en gång på en lönespecifikation.
Den andra halvan av regeln är var appen läser klockans läge. Den läser det från servern, inte från vad enheten senast gjorde. Ett lag som delar en telefon, eller någon som stämplade in på en surfplatta i verkstaden och nu håller sin egen telefon, skulle annars erbjudas en knapp för att starta ett pass hon redan är mitt inne i.
Tre slags tid
Arbete, restid, övertid. Tre, eftersom tre är vad ett serviceföretag skiljer på och en längre lista är en lista ingen väljer rätt ur.
Restiden är den värd att insistera på. Den syns separat per person i timrapporten, och den dyker upp på fakturaunderlaget som restid på en egen rad. En kund som debiteras för restid ser vad hon debiteras för; en kund som inte debiteras ser ändå att den fanns.
Det finns också en fakturerbar-flagga, skild från allt annat. En förmiddag i verkstaden är verklig tid som ingen fakturerar. Att märka den som icke fakturerbar är inte samma sak som att stryka den, och skillnaden syns senare.
Tiden räknas en gång
När en post stängs beräknas de betalda minuterna — förfluten tid minus registrerad rast, aldrig under noll — och sparas. De räknas inte om när någon läser raden.
Det ser ut som en implementationsdetalj och är i själva verket hela spårbarhetshistorien. Om tiden härleddes vid läsning skulle en attesterad tidrapport ändra sig den dag någon redigerade en avrundningsregel. En marsfaktura skulle sluta stämma med marstidrapporten bakom sig, och ingen skulle kunna förklara varför. En attesterad tidrapport som ändrar sig i efterhand går inte att försvara.
Rapporterat är inte överenskommet
Fyra statusar, och gränsen mellan den andra och den tredje är hela poängen med systemet.
Öppen — klockan går.
Inlämnad — personen har stämplat ut. Det är allt det betyder. Att stämpla ut attesterar ingenting; arbetaren är klar, och någon annan säger om timmarna står sig.
Attesterad — en andra person, med en egen behörighet, har skrivit under. Bara attesterade timmar når ett fakturaunderlag.
Avvisad — skickad tillbaka, med en orsak som stannar på raden.
En fältarbetare har inte attestbehörigheten. Det är en medveten uppdelning, inte en organisationsslump: de timmar som når en kund godkändes av någon annan än den som rapporterade dem, och den meningen är vad som gör tidrapporten värd något i en tvist.
Redigeringsregeln följer av den. En post kan rättas medan den är öppen, inlämnad eller avvisad. När den är attesterad är den del av ett lönekörningsunderlag och någon annans beslut — att rätta den betyder att den först måste avvisas, vilket lämnar ett spår. Det finns ett längre inlägg om att attestera utan att bli flaskhalsen.
En inknappad post säger det
När kontoret ändrar en start- eller sluttid registrerar posten att tiden kom från kontoret i stället för från en stämpling.
En post som knappats in i efterhand är ingen stämpling. En tidrapport som inte kan skilja de två åt går inte att granska, och den dag någon frågar — kundtvisten, den fackliga frågan, skatterevisionen — är dagen ni får veta om er går att granska.
Detsamma gäller positionen vid en instämpling: den märks som hämtad från telefonens GPS eller som ingen läsning alls. Det finns ett helt inlägg om vad GPS i en fältapp ärligt kan göra.
Anställda är inte licenser
Värt att upprepa här, eftersom det ändrar vad ni kan begära av ett lag.
Den som kan schemaläggas och den som loggar in är skilda poster, och kopplingen mellan dem är frivillig. Någon kan ligga på tavlan med arbetstider, kompetenser och en färg, en hel säsong, utan konto. De som använder fältappen för att stämpla har konton och räknas som licenser.
Frågan "måste vi betala för varje par händer i fält" har alltså ett riktigt svar: bara för dem som rapporterar sin egen tid. I praktiken vill ni att det ska vara alla, eftersom alternativet är att en arbetsledare skriver in fyra personers timmar ur minnet — och då är varje post en inknappad post, vilket är precis det underlag ni försökte komma ifrån.
Att få det använt
Det tekniska ovan är nödvändigt och inte tillräckligt. Det som faktiskt flyttar användningen, i ordning:
Ett tryck, på skärmen de redan öppnat. Klockan ligger överst på fältappens startsida, eftersom det är därför appen öppnas åtta gånger om dagen och allt ovanför den står i vägen.
Knyt klockan till jobbet. När någon stämplar in medan ett uppdrag pågår hamnar timmarna på det uppdraget i stället för i en allmän pott som någon måste sortera ut senare. Det är skillnaden mellan en tidrapport och ett fakturaunderlag.
Gör inte orsaken obligatorisk. Ett anteckningsfält folk kan använda används. Ett anteckningsfält folk måste fylla i producerar ordet "arbete" fjortontusen gånger.
Visa dem attesten. Det snabbaste sättet att få rapporterandet att kännas meningslöst är att låta det försvinna in på kontoret. Ett lag som ser sin vecka attesterad på måndagsmorgonen rapporterar på fredagseftermiddagen.
Rätta, skriv inte över. När en post är fel: avvisa den med en orsak och låt personen rätta den. Att tyst redigera någons timmar är hur ett lag lär sig att siffrorna är kontorets siffror och slutar bry sig om vad de rapporterar.
Vad det inte är
Det här är inget löneprogram och kommer inte att bli ett. Det räknar inte ut kollektivavtalade tillägg, det vet inget om vilotidsregler, och det producerar ingen lönespecifikation. Det som produceras är en timme, knuten till en person, ett uppdrag och en kund, som någon attesterat — och en CSV ni kan lämna till det som faktiskt kör er lön.