TL;DR
RUT är femtio procent av arbetskostnaden inklusive moms. För ett städföretag är det ett större avdrag på en mindre faktura, skickad oftare, vilket flyttar tyngdpunkten: räknandet är enkelt och det är i driften pengarna läcker. Nedan är en månadsfaktura räknad till öret, följt av de delar som bara visar sig när man skickar fyrahundra i månaden.
Regeln
- Satsen är 50 procent för RUT.
- Underlaget är det avdragsgilla arbetet, inklusive moms.
- Material utesluts genom radtyp, inte genom en kryssruta.
- Årstaket per person tillämpas inte, och kan inte göra det.
En rad bär ett avdrag bara om den både är markerad avdragsgill och har en radtyp som räknas som arbete. En artikel av typen timme blir en arbetsrad; en artikel av typen tjänst blir en tjänsterad; båda räknas. Material, resor och avgifter gör det inte, hur någon än bockar.
En månadsfaktura för städning, genomräknad
Påhittad kund, tre rader, alla med 25 procents moms:
| Rad | Typ | Antal | À-pris | Netto | Moms | Brutto |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Hemstädning | tjänst, avdragsgill | 3,5 tim | 549,00 | 1 921,50 | 480,38 | 2 401,88 |
| Fönsterputs | tjänst, avdragsgill | 2 tim | 549,00 | 1 098,00 | 274,50 | 1 372,50 |
| Städmaterial och rengöringsmedel | material | 1 | 340,00 | 340,00 | 85,00 | 425,00 |
Netto: 3 359,50. Moms: 839,88. Före avrundning: 4 199,38. Öresavrundningen drar bort 0,38, så fakturatotalen blir 4 199,00 kr.
Avdragsgill arbetskostnad inklusive moms är 2 401,88 + 1 372,50 = 3 774,38 kr.
3 774,38 × 50 % = 1 887,19 kr
Fakturatotal 4 199,00
RUT-avdrag -1 887,19
Att betala 2 311,81
Kunden för över 2 311,81 kr. 1 887,19 kr begärs hos Skatteverket.
Titta på första raden igen
3,5 timmar à 549,00 är 1 921,50 netto. Momsen vid 25 procent är 480,375 kronor — ett halvt öre. Den avrundas till 480,38 när raden skrivs, en gång, och det heltalet är det som resten av räknandet använder.
Avrunda på slutet i stället och momskolumnen på pappret stämmer inte längre med momssiffran under den. På en faktura är det ett öre. Över en månadskörning är det ett öre på väldigt många fakturor, alla skickade till människor som summerar kolumner.
De 340 kronorna som inte bär något
Städmaterialraden är hela poängen med radtyper.
Sopa in de 340,00 i timpriset — höj priset från 549 till säg 611 och stryk materialraden — och den avdragsgilla arbetskostnaden stiger, och begäran med den. Kunden blir gladare, fakturan blir enklare, och begäran blir fel. Den blir fel med 212,50 kr på just den här fakturan, varje månad, för varje kund vars pris byggts på samma sätt.
Material utesluts som kategori snarare än som inställning just för att det inte ska gå att göra av misstag. Radtypen avgör.
Löpande fakturor, och de två sätten de går fel
Ett städföretag fakturerar samma kunder i samma rytm, vilket är vad löpande fakturor är till för, och de har två karaktäristiska fel.
Att fakturera framåt. Ett bokningssystem skriver ett uppdrag före det utförs, eftersom någon ska köra dit. Ett faktureringssystem måste skriva en faktura efter perioden den avser, eftersom att fakturera en kund i förskott för en månad som inte hänt är ett annat kommersiellt upplägg, och inte ett någon gick med på genom att spara en regel. Alltså tittar genereringen bakåt, och fönstret slutar i dag.
Att fakturera två gånger. Ett tillfälle som redan skrivits skrivs aldrig igen, och det som upprätthåller det är ett unikt index på avtalet och tillfällets datum — inte frågan som kontrollerar först. Frågan sparar en skrivning i det vanliga fallet; indexet är det som håller när nattkörningen överlappar någon som trycker "generera nu". Att fakturera en kund två gånger är inget fel som går att rätta genom att ändra en rad, eftersom dokumentet har lämnat huset.
Två skyddsräcken står bredvid. En körning når högst 31 dagar bakåt, så ett avtal bakåtdaterat till januari ger en period att komma ikapp i stället för tolv — en faktura för en månad kunden aldrig fick veta om är ett telefonsamtal, inte en betalning. Och en körning skriver högst 60 fakturor för ett avtal, eftersom att nå dit betyder att någon skrivit en daglig regel där de menade en månatlig.
Vad kunden faktiskt betalar, och varför matchningen bryr sig
2 311,81 kr, inte 4 199,00.
Det spelar roll för avstämningen. När kontoutdraget kommer in matchas en faktura på det som fortfarande är skyldigt — totalen, minus den del Skatteverket reglerar, minus det som redan kommit. En matchning mot den tryckta totalen skulle missa varenda RUT-faktura där kunden betalat exakt rätt belopp, vilket är de flesta. OCR-nummer och bankgiro går igenom de tre nivåerna och vilken som får bokföra utan att en människa tittar.
Det spelar också roll för påminnelserna. När 2 311,81 kommit in är ingenting utestående från kunden, och påminnelsepolicyn vägrar jaga fakturan över huvud taget — resten är statens halva. Att jaga någon som betalat allt de blivit ombedda är det snabbaste sättet att förlora ett månadsavtal.
Taket, sagt rakt ut
Årstaket per person tillämpas inte här och kan inte göra det. Det beror på vad varje annat företag begärt för den köparen i år, och ingenting av det syns från det här systemet. Alltså trycker fakturan sakförhållandet i stället för att gissa på ett tak:
Det årliga takbeloppet per person har inte kontrollerats på den här fakturan. Det beror på vad samtliga utförare begärt för er under året. Om Skatteverket avslår hela eller delar av begäran fakturerar vi mellanskillnaden.
För ett städföretag är det inte akademiskt. En kund på ett avtal varannan vecka är just den kund som är mest sannolik att slå i taket på hösten, och sista meningen är det som låter er fakturera mellanskillnaden utan gräl.
Vad som finns och vad som inte gör det
Beräkningen, uppdelningen mellan arbete och material, avdragsraden på dokumentet, den egna fordran i bokföringen och anteckningen om begärt mot godkänt finns alla. Inlämningen till Skatteverket gör det inte — den kommer 2026. Tills dess lämnas begäran som ni gör i dag, med underlaget färdigräknat.
Personnummer lagras som en SHA-256-summa plus de fyra sista siffrorna. Kontoret kan skilja två rader åt; ingen kan läsa ut ett personnummer ur databasen.
ROT och RUT ligger i nivåerna Väx och Pro i faktureringsmodulen. Ett dokument är antingen det ena eller det andra, aldrig båda — avdragstypen är en egenskap hos fakturan.